西山区档案局和西山区档案馆为区政府直属单位，一个机构两块牌子，规格为正科级。档案局（馆）履行全区档案事业行政管理和档案的收集、整理、保管、利用两种职能。档案局（馆）全面贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《云南省档案管理条例》等有关法律、法规，加大档案接收、征集工作力度，大力丰富馆藏，注重拓展档案馆的社会服务职能。目前，一个与全区各项事业协调发展，具有一定地方特色的档案事业体系正逐步形成，档案工作在全区各项事业中发挥着不可或缺的作用。

---

       西山区档案馆馆藏档案资料内容丰富，史料珍贵。至2004年底，馆藏档案82个全宗, 文书档案38265卷，11341件；会计档案2437盒、科技档案932卷、人事档案2179卷、声像档案79盒、实物（印章）档案868枚，资料5500册，档案排架总长度1105米。这些档案、资料全面记载了西山区社会发展的历程。馆藏档案、资料内容丰富，价值珍贵。馆藏中有(清)光绪年间西山区灵源乡、梁家河的地契；有民国时期国民党任职名册、房屋田契、耕地图、太华山志、高峣志等历史资料；馆藏资料由内部资料、期刊、报纸、图书等组成。档案馆建筑面积891平方米。档案馆配备的基础设施：移动式密集架24列、配置除湿、温湿度仪、微机检索、复印、电视、录相、摄像、扫描等现代化设备。
　　根据区委、区政府2002年批准的三定方案，区档案局（馆）内设根据西政复〔2002〕132号文件，西山区档案局（馆），为区政府直属单位，规格为正科级，事业编制8名，财政全额拨款。领导职数2名，1正1副，内设办公室，业务指导科、档案管理科（规格均为股级）。办公室事业编制2名，业务指导科事业编制2名，档案管理科编制2名。现有在职人员8名，离退休人员2人。